保護者面談の日程調整を完全自動化！Googleフォームとスプレッドシートで作る予約システム

先生方、年に数回やってくる保護者面談のシーズン。
生徒一人ひとりのために大切な時間ですが、その裏側にある日程調整業務に、毎年頭を悩ませてはいませんか？

• 希望日時を調査するプリントを配り、回収する手間
• ひっきりなしにかかってくる調整の電話対応
• 希望日時が重なってしまい、何度も再調整の連絡…

この、時間も精神もすり減らす作業を、ほぼゼロにできる方法があります。
それは、普段お使いのGoogleフォームとスプレッドシートを組み合わせた「自動予約システム」を構築することです。

特別なスキルや費用は一切不要。この記事を読みながら操作するだけで、来年からは日程調整に悩むことがなくなります。

なぜGoogleフォームが最強なのか？

紙や電話での調整には「重複」や「言った言わない」といったミスがつきものです。Googleフォームなら、回答がすべてデータとして記録されるため、そうしたミスを防ぎ、誰がいつ予約したかを正確に管理できます。

それでは早速、システム構築の手順を見ていきましょう。

ステップ1：面談の予約フォームを作成する

まずは、保護者の方に希望日時を入力してもらうためのフォームを作成します。

1. Googleフォームを新規作成
   Googleドライブから「新規」→「Googleフォーム」で新しいフォームを開き、「保護者面談 日程調整フォーム」など分かりやすいタイトルをつけましょう。
2. 必要な質問項目を追加する
   以下の項目を作成するのがおすすめです。
   • 生徒氏名（記述式, 必須）
   • 学年・組（ラジオボタン or プルダウン, 必須）
   • 保護者氏名（記述式, 必須）
   • 面談希望日時（ラジオボタン, 必須） ← ここが最重要ポイント！
   • 連絡事項など（段落, 任意）
3. 【最重要】面談希望日時を「ラジオボタン」で作成する
   日程調整で最も避けたいのが予約のダブルブッキングです。これを防ぐため、希望日時は自由に書いてもらうのではなく、こちらが提示した候補の中から1つだけ選んでもらう形式にします。質問形式を「ラジオボタン」にし、選択肢に面談可能な日時（例：「7月5日(月) 14:00〜14:20」）をすべて入力していきましょう。（ここにラジオボタンで日時を設定しているフォームのキャプチャ画像を挿入）

これで、予約フォームの基本形は完成です。

ステップ2：予約状況をスプレッドシートでリアルタイム管理

次に、集まった回答を自動で一覧表にする設定を行います。

1. フォーム編集画面の上部にある「回答」タブをクリックします。
2. 緑色のスプレッドシートアイコン（スプレッドシートで回答を表示）をクリックします。
3. 「新しいスプレッドシートを作成」を選択し、「作成」ボタンを押します。

たったこれだけで、保護者の方がフォームから回答するたびに、リアルタイムで情報が蓄積されていく成績一覧表ならぬ「予約一覧表」が完成します。もう紙のリストに転記する必要は一切ありません。

【応用編】予約の重複を完全に防ぐ！最強アドオンで「自動締め切り」

さて、ここからが本番です。
「誰かが予約した時間枠は、他の人が選べないようにしたい…」
その願い、Googleフォームの拡張機能（アドオン）が叶えてくれます。

「Choice Eliminator」というアドオンを使いましょう。
これは、一度選ばれた選択肢を、次の人から見えないように自動で消してくれる魔法のようなツールです。

1. フォーム編集画面の右上にある「︙」（その他）をクリックし、「アドオンを取得」を選択します。
2. 検索窓に「Choice Eliminator」と入力し、インストールします。
3. インストール後、パズルのピースのようなアドオンアイコンから「Choice Eliminator」を選び、「Configure」をクリックします。
4. 画面右に設定画面が開くので、日程調整の質問項目にチェックを入れ、「Eliminate choices」（選択肢を消去する）をオンにします。

これで、早い者勝ちの完璧な予約システムが完成しました。もうあなたは、日時の重複調整に頭を悩ませることはありません。

ステップ3：保護者の方へ案内する

システムが完成したら、保護者の方にフォームのURLを案内しましょう。
画面右上の「送信」ボタンからリンクアイコンを選び、URLをコピーして、学校の連絡網やメールで共有すれば完了です。

まとめ：スマートな日程調整で、心と時間の余裕を

これまで何時間もかかっていた保護者面談の日程調整が、このシステムを使えば驚くほどシンプルになります。

1. 選択式フォームで希望日時をミスなく収集
2. スプレッドシート連携で予約状況を自動で一覧化
3. アドオンで予約の重複を完全に防ぎ、自動で締め切る

テクノロジーを少し活用するだけで、先生方の負担は劇的に軽くなります。生まれた時間と心の余裕を、ぜひ生徒たちとの対話や授業準備に役立ててください。