長崎のホームページ制作

【2016保存版DLあり】WordPressブログの記事管理を3つのGoogle無料ツールで行う方法

2016年3月3日
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約 13 分
【2016保存版DLあり】WordPressブログの記事管理を3つのGoogle無料ツールで行う方法

こんにちは、ホームページ運営コンサルタントの吉田です。

皆さんは、ブログの記事管理ってどうやっていますか?

  • テキストエディタで記事を作成して、フォルダで管理している
  • Excelに記事の管理表を作ってる
  • Evernoteで記事を作成して管理している
  • Windows Live Writerを使っている
  • アフィリエイトツールを使っている

など、いろいろなブログの記事管理方法があります。
色々な方法があって、かつ自分に合う方法に出会うまでは、いくつも使ってみないとわからないですよね。

今日は、ブログの記事管理について私がやっている方法をご紹介します。

ちなみに、今回ブログの記事管理でやりたい項目は、

  • 記事のタイトルがわかる(書こうと思っている記事のタイトルも記入したい)
  • 記事のカテゴリがわかる
  • 記事のターゲット(ペルソナもわかるといいな)
  • 記事は、作る前、作っている最中、完成したかがわかる
  • 記事の公開日がわかる
  • 記事の修正日がわかる
  • 投稿記事のURL
  • もちろん、記事自体も保存

と、なんとも贅沢な記事管理なんでしょう^^;
これだけでも贅沢なのですが…

さらに、これができるとメッチャいいんだけどなーというのが

  • PC(デスクトップ、ノートと別PCでもOK)、スマホもOK、要はマルチデバイス
  • Macだけど、Windowsでも使えるといいよね
  • クラウドでどこでもOK
  • オフラインでも使えると、さらにいい
  • 初心者でもできる
  • 無料で使える!(便利であれば有料でもOKなのですが、やっぱり無料だとみんなもチャレンジしやすい)
  • WordPressへ投稿したい(セキュリティの問題もあるので、投稿できなくてもいい)

と、これだけ書いたのですが、これだけの項目・条件を満たしているアプリ、ソフトやツールがないんです!
もし、知っている方は、教えてください^^;

  • 便利なツールは、Windowsのみ。
  • インストール型だから、他のパソコンでは使えない(同期ができない)
  • ブラウザタイプのツールは、ほとんどない

ということで、いくつかの無料ツールと機能拡張を組み合わせて取り組んでいるのが、今のやり方です。

記事管理リスト&ペルソナ(DLプレゼントします)+記事

少し煩わしさはあるものの、
今のマイ・ベストです(笑)

では、やっと紹介していきたいと思います。
記事の途中で実際に私が使っている「記事管理リスト」がダウンロードできるようにしていますので、お楽しみに^^

あくまでマイ・ベストですからお手柔らかにー(笑)

みんな大体使っているGoogleを使うよ!

Googleのアカウントは、持っていますか?

Gmailを使っている人も増えているので、大体持っていると思います。
持っていない方は、作ってください(笑)

今回の記事管理には、Googleのサービスである「Google ドライブ」を使います。

Google ドライブとは、Microsoftの「Word」「Excel」「PowerPoint」と同じようなアプリをブラウザ内で利用することができます。

真ん中にある《Google ドライブにアクセス》をクリックします。

Google ドライブ
Microsoftの「Word」「Excel」「PowerPoint」と同じようなアプリをブラウザ内で利用することができます。

《Google ドライブにアクセス》をクリック

ログインすると、Google ドライブのトップが表示されます。
使ったことがない方は、フォルダやファイルは表示されない状態です。

ログインすると、Google ドライブのトップが表示

Googleドライブを使おう!

記事管理は、このGoogle ドライブ内で行います。

  • Google ドキュメント:Microsoft Word と同じような書類作成アプリ
  • Google スプレッドシート:Microsoft Excel と同じような表計算アプリ
  • Google スライド:Microsoft PowerPoint と同じようなプレゼンテーションアプリ

記事管理は、このGoogle ドライブ内

早速、記事管理用の新規フォルダを作ろう

画面左上にある《新規》→《フォルダ》をクリックします。

画面左上にある《新規》→《フォルダ》をクリック

フォルダ名は『3桁数字-【ブログ名】記事管理』としましょう。

  • 3桁数字:フォルダ名での並びで優先的に表示させられる
  • 半角ハイフン:見やすさ
  • ブログ名:どのブログかわかるようにする
  • 記事管理:記事管理用フォルダとわかる

フォルダ名を入力したら《作成》ボタンをクリックします。

フォルダ名を入力したら《作成》ボタンをクリック

フォルダが作成されたら《フォルダ名》をクリックしてフォルダを開きます。

《フォルダ名》をクリック

フォルダに移動したら、空っぽの画面が表示されます。

フォルダに移動したら、空っぽの画面が表示

Google スプレッドシートで記事管理リストを作成する

Google スプレッドシートを作成して、記事管理リストを作成します。

ここからGoogle スプレッドシートを使った、
記事管理リストの作り方を書こうと思ったのですが、

自分で作っていくの面倒ですよね?(笑)

…いやっ説明するのが面倒って訳では…(笑)…ごめんなさい<(_ _)>

面倒だ!だから用意したよ!コピーして使ってね

私が実際に使っているGoogle スプレッドシートを
公開しますので、コピーして使ってください(笑)

用意している記事管理リストには、シートが4つ入っています。

  • 記事リスト: ここで記事を管理します。項目が記事数、タイトル、SEOキーワード、想定ターゲット、カテゴリ、種別、ステータス、入稿予定日、公開日、最終修正日、URL、備考が入っています。
  • ペルソナA:想定ターゲットとしてペルソナを作成できます。項目は、氏名、性別、年齢、職業、年収、居住地、未婚・既婚、家族構成、学歴、性格、趣味・関心事、利用デバイス、アプリ、テレビ、雑誌、サイト、支出の多い分野、その他、課題・悩み事、商品認知レベルを作成できます。
  • ペルソナB:複数のペルソナを設定する場合に利用してください。項目は、ペルソナAと同様。
  • ペルソナC:複数のペルソナを設定する場合に利用してください。項目は、ペルソナAと同様。

記事管理リストのGoogle スプレッドシートを自分のGoogle ドライブで使う手順

では、私が実際に使っている記事管理リストをお渡しします。
以下のGoogle スプレッドシートにアクセスしてください。

記事管理リスト Google スプレッドシート
記事リストは、もちろんペルソナも設定できるシートが含まれています。

Google スプレッドシート にアクセスしたら、右上の《ログイン》をクリックします。
※実際ダウンロードできるシートは、1行だけサンプルが入っているシートになります。

右上の《ログイン》をクリック

自分の Google アカウントでログインしてください。
ログインができたら、先ほどのスプレッドシートが再度開きます。

左上の《ファイル》→《コピーを作成》をクリックします。

左上の《ファイル》→《コピーを作成》をクリック

名前を「(あなたの)ブログ名の記事管理リスト」にして《OK》をクリックします。
「 のコピー」は削除してください。

名前を「(あなたの)ブログ名の記事管理リスト」にして《OK》をクリック

自分の Google ドライブに保存されました。
保存されたら画面上の、ファイル名の右にある《フォルダアイコン》をクリックします。

画面上の、ファイル名の右にある《フォルダアイコン》をクリック

このスプレッドシートを最初に作ったフォルダへ移動させます。
《フォルダ名》をクリックして、《移動》ボタンをクリックします。

《フォルダ名》をクリックして、《移動》ボタンをクリック

これでフォルダ移動が完了しました。

記事管理リストの中身はこんな感じ

それでは、自分のGoogle ドライブに作成した記事管理リストの中身を見てみましょう。

4つのシートから構成されています。

  1. 記事リスト
  2. ペルソナA
  3. ペルソナB
  4. ペルソナC

記事管理をする「記事リスト」をみていきましょう。

12項目で構成しています。左から説明します。

  1. 記事数:記事の数です。
  2. タイトル:ページのタイトルになります。思いついたタイトルも入れていきましょう。
  3. SEOキーワード:上位を狙っているキーワードを入れます。
  4. 想定ターゲット(選択式):別シートで作成しているペルソナを選択します。記事によって想定ターゲットを決めましょう。
  5. カテゴリ:ブログのカテゴリを入力しましょう。
  6. 種別(選択式):固定ページ、投稿なのかを選択します。
  7. ステータス(選択式):記事について着手前、作成中、完了の3つを選択できます。
  8. 入稿予定日:入稿予定日を入れましょう。
  9. 公開日:公開した日を入れましょう。
  10. 最終修正日:公開後に修正した場合に、日付を入れましょう。
  11. URL:公開したURLを貼り付けましょう。
  12. 備考:その他、記載する項目がある場合に入力しましょう。

ターゲットとなるペルソナを作ってね

残り3つのシート、ペルソナについて説明します。

ペルソナとは、「自社の商品やサービスを買って欲しい顧客の特徴」をわかりやすくまとめたものです。

ペルソナを「想定ターゲット」としてブログのコンテンツを作成することで、「顧客目線」を徹底することができます。社内でブログコンテンツを作る関係者で共有することで、情報発信のブレをなくすことができます。

ブログ記事を書いていても、想定ターゲットがブレて、「どんな課題を抱えた」「誰に向けた」記事なのかわからなくなるので、ペルソナが防止策となり積極的な情報発信が可能になります。

ペルソナは、「課題・悩みごと」「商品認知レベル」によって変わってくるのでペルソナA〜Cの3つ用意しています。もし、さらに増やす場合は、シートをコピーしてから増やしましょう。

入力例も入っているので、親切!(笑)

ペルソナは想定ターゲット

もちろん外出先からでもスマホから、思いついたタイトルやSEOキーワードの入力が可能

Googleの主要アプリ3つをスマホやタブレットに入れておきましょう。

  1. Google ドライブ
  2. Google ドキュメント
  3. Google スプレッドシート

iPhoneの Google ドライブ アプリで開いた画面です。スプレッドシートをタップすると、Google スプレッドシート アプリが起ち上がります。

iPhoneの Google ドライブ アプリで開いた画面

iPhoneの Google スプレッドシート アプリで開いた画面です。
Google ドライブ アプリを使わずに、Google スプレッドシート アプリだけで開いてもOKです。

iPhoneの Google スプレッドシート アプリで開いた画面

スマホアプリを使えば、どこでも編集することが可能です!

記事は、Google ドキュメントで書いていくよ

記事管理リストを作りましたので、よいよ記事を書きます。
記事管理リストから、「書きたいタイトルをコピー」しておいてください。

記事書きは、Google ドキュメントを使います。

記事管理リストが入っているフォルダを開いた状態から、画面左上の《新規》→《Google ドキュメント》をクリックします。

画面左上の《新規》→《Google ドキュメント》をクリックします。

ファイル名を変更するために、画面左上の《無題のドキュメント》をクリックします。

画面左上の《無題のドキュメント》をクリック

ファイル名を付けます!
ファイル名の付け方には、ポイントがあります。

  • 投稿ページのファイル名:投稿_160303-タイトル
  • 固定のファイル名:固定_160303-タイトル
  • 投稿:投稿か固定ページかを最初に付ける
  • _:半角アンダーバーは、ファイル名の見やすさです。
  • 年月日:最初は、作成日を入力しておく。公開したら、公開日に変更してもOK。
  • :半角ハイフンは、ファイル名の見やすさです。
  • タイトル:記事管理リストからコピーした「タイトル」です。

このようにファイル名を付けると、日付順に並び管理しやすくなります。

ファイル名の付け方には、ポイントがあります

You!隙間時間を使って記事を書いちゃいなよ

先ほども紹介したとおり、スマホやタブレットにGoogleのアプリを入れておくことで、トイレ、通勤、昼休み、休憩時間などの隙間時間に記事を書くことも可能です。

iPhoneの Google ドキュメント アプリで開いた状態です。

iPhoneの Google ドキュメント アプリで開いた状態

iPhoneの Google ドキュメント アプリで開いた状態

記事管理リストと記事をリンクさせるよ!

記事管理リストと作成した記事をリンクさせて、記事管理リストからタイトルをクリックすると、記事のファイルが開くようにします。

記事(Google ドキュメント)のURLをコピーします。

記事(Google ドキュメント)のURLをコピー

記事管理リスト(Google スプレッドシート)を開きます。
タイトルが入ったセルを選択した状態のままツールアイコンが並んでいる右にある《チェーンアイコン》をクリックします。

タイトルが入ったセルを選択した状態のまま、ツールアイコンが並んでいる右にある《チェーンアイコン》をクリック

リンクに「記事のURLを貼り付けます」→《適用》をクリックします。

リンクに「記事のURLを貼り付けます」→《適用》をクリック

タイトルが「下線付き青文字」に変わったら、リンク設定完了です。タイトル名をクリックすると、記事(Google ドキュメント)が開くようになりました。

タイトルが「下線付き青文字」に変わったら、リンク設定完了

WordPressに投稿するためにはコツがいります

Google ドキュメントで作成した記事を、WordPressで投稿する場合には、
少しコツがいるのでポイントをご紹介します。

まず、Google ドキュメントでは、以下の設定までやっています。

  • 各種見出し(h2、h3ぐらいまで)
  • 太字
  • リスト表示(番号付きリスト、箇条書きリスト)
  • リンク
  • 画像の設置場所指定:★画像001★、★画像002★
    (画像は、WordPressの編集画面で挿入します。)

まずは、記事のタイトルをコピーします。
タイトル前の「投稿_160303-」は不要です。

記事のタイトルをコピー

WordPressのタイトルに貼り付けます。

WordPressのタイトルに貼り付け

続いて「本文を全て選択」してコピーします。

「本文を全て選択」してコピー

WordPressの本文に貼り付けます。
貼り付ける前に「ビジュアル」になっているか確認してください。

WordPressの本文に貼り付け

見出しや太字、リストなどは適用された状態で貼り付けられます。が、段落などが不自然になっています。

不要なタグも入ってしまうので、次の項目で削除していきます。

不要なタグは、Google Chromeの機能拡張Search and Replaceで一括削除

ここが一番残念な箇所です。所詮、マイベストな記事管理です_| ̄|○

これがなければいいのにー!!!

と、記事から貼り付けた本文には「不要なタグ」が付いてしまっています。

「ビジュアル」→「テキスト」に変更してみてください。
全てに、こんなのが入っているんです!

全てに、こんなのが入っている

もし、このままWordPressでテキストの装飾をしても適用されません!

そこで、この不要なタグを削除します!

そこで利用するのが、Google Chromeの機能拡張「Search and Replace」です。

Search and Replace
Google Chromeの機能拡張。フォーム内の文字を検索・置換できるツールです。

《CHROME に追加》ボタンをクリックします。

《CHROME に追加》ボタンをクリック

Google Chromeにインストールできたら、虫眼鏡マークが表示されます。

WordPressの本文に一度、カーソルを置いてからChrome上部の《虫眼鏡マーク》をクリックします。

WordPressの本文に一度、カーソルを置いてからChrome上部の《虫眼鏡マーク》をクリック

全部で4つのタグを削除します。

  1. <span style="font-weight: 400;">
  2. </span>
  3. <p>&nbsp;</p>
  4.  style="font-weight: 400;"

※注意※ 4は、文頭に半角スペースが入っています。

上記のタグを一行ずつコピーしながら削除していきます。

  1. 「Search for」に削除タグを貼り付けます。
  2. 《Replace All》をクリックします。

<span style="font-weight: 400;"> が削除されました。

上記のタグを一行ずつコピーしながら削除

続いて、2、3と同じ手順で削除します。

上記のタグを一行ずつコピーしながら削除

上記のタグを一行ずつコピーしながら削除

4.は、文頭の半角スペースも一緒にコピーするように注意しましょう。

半角スペースも忘れずに入れましょう

これで不要なタグが全て削除できました。

これで不要なタグが全て削除できました。

この記事管理で一番の山場であり、一番不便な点です^^;
慣れると30秒ぐらいの作業なのですが…

これが解消できると、効率いいんですけどね。
何か、いい案をお持ちでしたら教えて下さい<(_ _)>

WordPressでテキストの装飾や画像を入れて投稿します

あとは、いつもどおり「ビジュアル」に戻して、改行調整、テキスト装飾、画像の挿入などを行って下さい。

投稿後は、記事管理リストに公開日とURLを記載しよう

記事を投稿した後は、記事管理リストの

  • 公開日
  • URL(記事のURLです)

を入力しましょう。

投稿後は、記事管理リストに公開日とURLを記載しよう

やっぱりマイ・ベストなだけあって自己満足な記事管理まとめ

なんで、こんな面倒なことをしているのかと言うと「リスク回避」「マルチデバイスでの記事管理」「コンテンツの質を保つ」ためです。

【リスク回避】

  • パソコンの故障によるデータ消滅リスク
  • WordPressサイトの障害リスク
  • レンタルサーバーの障害リスク

【マルチデバイスでの記事管理】

  • ブラウザベースなので、OSに依存せず、ソフトインストールが不要
  • 複数のデバイスからアクセス可能
  • スマホからのアクセスが可能なので、隙間時間を有効活用できる
  • 社内、外注を含めた複数人でも記事管理が可能

【記事コンテンツの質を保てる】

  • ペルソナを含めているので、一定の質を保てる
  • コンテンツ作りに迷いが出にくい

あとは、記事全ての状態をすぐに確認できるので、最初の設定は煩わしいですが一回やってしまえば、あとはコピーなどで複数のブログを管理することも可能になると思います。

結局は、マイベストな記事管理なのであなたには、使いづらいかもしれません。

でも、この記事管理いいんじゃないの〜!って思っていただけたら
「はてブ」「いいね」「シェア」いただけると励みになります^^

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私が書いています

株式会社イーシークリエイトホームページ運営コンサルタント吉田 穣
これまで広告代理店のグラフィックデザイナー、個人としてWebプロデュース&デザイナー、ネットビジネスでの経験を活かして、経営者、自営業者、一人Web担当者の悩みに「元ホームページ制作会社が教えるホームページ&ブログ運営術」を日々アドバイスしています。

【得意なこと】
・ビジネス内容を聞いて、ネットでどのようなテストや展開ができるかを考えながら話します
・初速を付けること
・WordPressを使ったホームページを一気に起ち上げる
・相談相手の背中を押すこと(自己責任がない方は、押さないですw)
・WordPressの一人運営方法
・ビジネスターゲット(ペルソナ)の選定方法を教えます
・ペルソナに合わせた、キーワードの選定方法を教えます
・他社で制作されたドメインを取り戻す
(制作会社との契約上、取り戻せないこともあります)
・他社制作会社の管理下から、自社で契約したレンタルサーバーへ移行します
(制作会社との契約上、移行できないこともあります)
・Facebookの投稿で、何を投稿すればいいのかをアドバイスします
・アイデアだけは、使えないようなアホなアイデアから、使えそうなアイデアまで幅広く会話から出します
・ネガティブ要素を、ポジティブ要素に変換できないか。を考えることもあります
などなど
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