ホームページ作成を依頼する前に「提案依頼書(RFP)」を作ろう

今回は、ホームページ作成業者への「依頼から契約締結までの流れ」「提案依頼書(RFP=アールエフピー)の作り方」について

ホームページ作成を依頼する前に「提案依頼書(RFP)」を作ろう

と題して、ご紹介していきます。

提案依頼書(RFP=アールエフピー)とは?

提案依頼書(RFP)とは、ホームページ作成会社へ自社がどういう考えでホームページを作りたいのかを伝えるためのラブレターのようなものです。

ホームページ作成会社への依頼と書きましたが、自社でホームページを作成する場合にも役立つ内容になっています。

提案書を作ることで、得られるメリット
  • 自社の課題や目的、目標、ゴールが明確になる
  • ホームページについて、社内の共通認識が高まる
  • 複数社への提案依頼が容易になる
  • ホームページ制作会社との打合せ時間短縮
  • 要望が明確なので、各社からの提案で金額、強み、ウリがわかりやすい

では、提案依頼書(RFP)について、ぜひ参考にしてください。

ホームページ作成依頼から契約締結までの流れ(法人、フリーランス関係なし)

実際にホームページ作成の契約締結までの流れは、さまざまですが、基本的な流れを見ていきましょう。

これは作成業者が法人、フリーランスでも関係ないです。

発注する側からスタートします。そして、一番最初に提案依頼書(RFP)がありますね。これが、ホームページ制作のスタートです。

提案から締結までの流図
提案から締結までの流図 松岡清一『標準ウェブ制作完全ガイド』(株式会社エムディエヌコーポレーション、2010年)より作図

提案依頼書(RFP)をもとにホームページ作成会社に問い合わせをし、ヒアリングをお願いし、内容をつめていきます。そこから、作成会社が提案をしてもらいます。

あとは、内容を吟味しながら

「この作成会社の●●企画提案は、とてもいいね」
「戦略がしっかりしていて、いい!」

「これなら目標を達成できそうだね!」
「デザインのことしか、書いてないですね」

「この情熱がある作成会社とだったら一緒にやりたいね!」

なんて、ことを言いながら絞っていきます。

ここで、多くの発注者が、ホームページ作成会社からのヒアリングを待って回答をしていることがほとんどですが、これではあまり自分が思い描くようなホームページが完成することは、難しいです。

実は、ホームページ作成会社やフリーランスのWebデザイナーは、作成をメインにしているため見た目的な写真やレイアウト、スマホ対応といったことが話のメインになってしまうことがあります。

これでは、あなたの目的や目標を達成できるようなホームページになるような提案を相手から引き出すことはできません。

オリエンテーション・ヒアリングを受ける前に、こちらからどのようなホームページが欲しいのか、目的やゴール、自社内の背景、どういう範囲で注文したいのか、予算などを考えておくことが重要です。

自社の要求や条件をまとめたものが提案依頼書(RFP)

提案依頼書(RFP:Request for Proposal)は、あなたの要求や条件をホームページ制作会社へ漏れなく伝えるための書類です。

スクロールできます
プロジェクト名提案依頼書の表紙に記述。プロジェクト名のほか、社名、担当者、日付などを明記
プロジェクト概要概要をわかりやすく簡潔に記述
事業内容内容、戦略、目的、ゴールなど
プロジェクト詳細役割・目的、背景、ゴール、ターゲットユーザー、コンテンツ、競合情報など
発注範囲例:企画、Webサイト一式(コンテンツライティング、デザイン、コーディング、システム)、各種ガイドライン
技術要件対象OS・ブラウザ、動作環境、Web標準準拠・アクセシビリティ対応など
スケジュール公開日、制作期間、提案書提出期限
予算自由な見積もりを受けるため、あえて記述しない場合も多い
契約条件受発注形態、契約期間、支払条件、機密保持、著作権、保証期間(瑕疵担保期間)
提案内容提案書に含めてほしい内容を記述
例:Webサイトの企画、デザインラフ、機能、開発体制、見積もり、運用形態・体制、運用コスト見積もり
提案方法提案書形式、提案方法、提出先
スマホは横スクロールできます。

最初にも書きましたが提案依頼書(RFP)を作っておくことで、得られるメリットとしては

提案書を作ることで、得られるメリット
  • 自社の課題や目的、目標、ゴールが明確になる
  • ホームページについて、社内の共通認識が高まる
  • 複数社への提案依頼が容易になる
  • ホームページ制作会社との打合せ時間短縮
  • 要望が明確なので、各社からの提案で金額、強み、ウリがわかりやすい

提案依頼書(RFP)ってどう書くの?

提案依頼書(RFP)には、これといって決まったフォーマットはないです。
なので前項の内容をあなたに合わせて書いていきましょう。
ホームページの規模によって数ページのものから100ページ近いものまで様々です。

要件が少なければ提案にも幅が広がりますが、思ったのと違う提案が出てくることもあります。また、多ければ多かったで発想する余地がなく、提案する側が難しく感じてしまいます。

バランスは、とても難しいですが「どんな要望があるのか」そして「どんな提案が欲しいのか」を考えれば、自分たちに必要な内容がわかってきます。

企画やアイデアがほしい場合は、内容について軽く触れて、あなたの目的や課題の説明に力を入れましょう。

作成内容について、がっつりと决定している場合は、詳細に要件を記述することで、明確な見積もりやスケジュール、開発体制についての提案を受けられます。

提案依頼書(RFP)は、基本的にあなたが作成するのですが、戦略やマーケティング、Webの技術やトレンドなど知ってた方がいいので、コンサルタントやホームページ作成会社と一緒に作り上げていくのが理想的です。

ホームページ作成を依頼する前に「提案依頼書(RFP)」を作ろうのまとめ

提案依頼書(RFP)を作成するメリットは、作成する過程であなた自身の要求したいことが明確になることです。

提案書を作ることで、得られるメリット
  • 自社の課題や目的、目標、ゴールが明確になる
  • ホームページについて、社内の共通認識が高まる
  • 複数社への提案依頼が容易になる
  • ホームページ制作会社との打合せ時間短縮
  • 要望が明確なので、各社からの提案で金額、強み、ウリがわかりやすい

こういった自身についての棚卸しができることは、非常に有益であると思います。

今まで、自身のビジネス、ホームページやブログ、YouTube、Instagram、Facebook、Twitterなどの運営について考えたことがなければないほど、ビジネスの新たな発見や気づきを得られる機会になると思います。

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