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ChatWork(チャットワーク)への登録方法 ビジネスチャットで作業効率アップ!

初めてのビジネスチャットChatWorkの登録方法!

こんにちは、吉田です。

皆さんは、チャット利用していますか?
もしかしたら、「LINE」を使っている人は多いかもしれませんね。

ここでいうチャットとは「ビジネスチャット」のことです。

もしかしたら「LINE」を仕事に使っているという人もいるかもしれませんが、「LINE」はビジネスには、向きません。どういうところが向いていないのかと言うと

  • 仕事とプライベートのメッセージが混同して、「友達へのメッセージ」を仕事の上司を送ちゃったりするリスクが高い
  • 送信した内容は「編集できない」「削除できない」。間違って送信したら、最後…怖すぎます
  • 詐欺メッセージやなりすましメッセージが届いて、仕事に集中できない
  • 既読通知による返信のプレッシャーが半端ない。もし、2時間の会議直前に開いてしまい既読になる。既読が付いたことにより「早く返信しなければー」と思って会議どころではなくなる。相手は相手で、既読が付いているのに「返信がないじゃないかっ!」と、イライラする。(私から言わせれば、人それぞれ状況があるんだから、そのぐらいでイライラするなよ。が本音です。ただ、完全な返信忘れは、なしかも。)
  • 個人アカウントなのに、機密情報や顧客情報が残ってしまう。スプリングセンテンスなんかに、情報掴まれたら「両成敗」されちゃいますよ!
  • 過去のメッセージが検索できない!これは、ホント困る。「先月、先輩から教えてもらったあの情報が欲しい…」「この前、やり取りした内容どこだったっけ…」
  • 機種変更した場合に、トーク履歴が消える。引き継ぐことはできるようですが、バックアップ取ってパソコンに取り込んで…と面倒です
  • 一般的に公開設定があるので、間違って公開してしまうリスクも含んでる

と、ビジネスで利用するには、リスクも高く、不便ですね。

上記にある、LINEの課題を解消してくれるビジネスチャットをご紹介します。
それが、私がクライアントとのやりとりに採用している「チャットワーク(ChatWork)」です。

私は、チャットワークが公開されてすぐに登録してからずっと利用しています。まだ、ChatWork社ではなく「EC studio」だった時代ですね。懐かしい^^今では、年1回の依頼ですらチャットワークで連絡が入ります(笑)

今回は、このチャットワーク(ChatWork)への新規登録の仕方をご紹介します。

まず、チャットワーク(ChatWork)のうれしい機能をご紹介

  • LINEとは別に、ビジネスチャットとして利用するので、変なメッセージを上司に送信するリスクが減ります
  • 送信したメッセージは編集、削除できます
  • SNSではないので、迷惑メッセージが届くことはありません
  • 既読通知がついていないので、お互いプレッシャーやイライラすることがなくなります
  • 暗号通信なので、途中で情報が漏洩することがなく安全です
  • 過去のメッセージを「検索できる」ので、ほしい情報がみつかります
  • どのデバイスからも、同じ内容が確認できます。パソコン、スマホ(iPhone、Android)、タブレットからもやりとりが可能です
  • どんなファイル形式でもアップロードができます
  • SNSのようなメッセージの公開設定がないので、安心です
  • チャットなので、メールのように「●●様」という文章を書く必要がない。ルールを作って、やり取りすればスムーズなコミュニケーションが可能

と、他にもお伝えしたいことがあるのですが、それはおいおい記事として紹介しようと思います。
それでは、やっと本題の「チャットワークの新規登録方法」をご紹介します。

チャットワークの新規登録方法

チャットワークのホームページヘ行きます!

ChatWork公式ページ

  1. メールアドレスを入力します
  2. 《新規登録》をクリックします
ChatWork新規登録にはメールアドレスが必要

入力したメールアドレスの受信ボックスを確認します
件名:【チャットワーク】アカウント発行手続きのご案内

件名:【チャットワーク】アカウント発行手続きのご案内

メール内の《アカウント登録》をクリックします

メール内の《アカウント登録》をクリック
  1. 会社名(屋号)を入力します(任意)
  2. 名前を入力します
  3. パスワードを入力します
  4. 《同意して次へ進む》をクリックします
必要項目を入力します

内容を確認したら《この内容で申し込む》をクリックします

内容を確認する

お申し込みいただき、誠にありがとうございます。の画面が表示されたら《チャットワークを開く》をクリックします

《チャットワークを開く》をクリック

チャットワークの画面が表示されたら《チャットワークをはじめる》をクリックします

《チャットワークをはじめる》をクリック

画面解説が始まりますので、一つひとつを確認しながら《次へ》をクリックします。ここで読まない人がいますが、しっかりと機能説明を読みながら進めましょう。

ここから新しくグループチャットを作成したり、知り合いを追加することができます。

ここから新しくグループチャットを作成したり、知り合いを追加することができます。

ここからチャット名の検索、メッセージ内容の検索を行うことができます。

ここからチャット名の検索、メッセージ内容の検索を行うことができます。

ここからメッセージを送信することができます。

ここからメッセージを送信することができます。

ここから新しいタスクを追加することができます。

ここから新しいタスクを追加することができます。

メッセージの送信方法

  1. メッセージを入力します
  2. 《送信》ボタンをクリックします
メッセージの送信方法

メッセージが表示されます。

メッセージが表示されます。

文字だけでは、感情が伝わりにくいのでエモーティコン(絵文字)を活用しましょう。「ビジネスで絵文字は、ちょっと…」と言わず、使うことを基本にやりとりをすることで、スムーズなやりとりにつながります。

顔のマークをクリックします

顔のマークをクリック

エモーティコンを選択しましょう。すると、メッセージの内容に挿入されます。メッセージ内は、絵文字になっていなですが安心してください。

エモーティコン

《送信》ボタンをクリックすると、絵文字が表示されました

エモーティコン送信

チャットワークに登録したら、やっておきた初期設定

画面右上の名前をクリックし《動作設定》をクリックします

画面右上の名前をクリックし《動作設定》をクリック

「通知設定」を整える

「通知設定」のおすすめ設定は、「デスクトップ通知」の2つをチェックします。

  • デスクトップ通知を表示する
  • メッセージ内容をデスクトップ通知に表示する

「メール通知」は《1時間ごと》にします。

《保存する》をクリックします。

「通知設定」のおすすめ設定

「表示設定」を整える

「表示設定」では、《未読チャット数をブラウザアイコンに表示する》にチェックします。

《保存する》をクリックします。

「通知設定」のおすすめ設定

この設定をしておくと、ブラウザに未読数が表示されます。

ブラウザに未読数が表示されます。

プロフィールを設定する

画面右上の名前をクリックし《プロフィール》をクリックします

画面右上の名前をクリックし《プロフィール》をクリック

《プロフィールを編集》をクリックします

《プロフィールを編集》をクリック

左上の《写真を変更する》をクリックします。

写真は、オンラインのコミュニケーションにおいてとても重要だと思っています。ぜひ、ご自身の写真をアップするようにしましょう。

写真は、オンラインのコミュニケーションにおいてとても重要

「チャットワークID」には、わかりやすいIDにしましょう。もし、会社として利用する場合は、命名規則を作るといいと思います。

会社名アンダーバー名前
ectest_yamada

と、するといいと思います。ChatWork社でも、推奨していたように思います。同じ名字の人が重複する場合は、姓名まで入れるなど柔軟に対応しましょう。

チャットワークは、ブラウザで開いたままにしておく

チャットワークは、ブラウザソフトなので基本は開いたままにしておきましょう。
初めての方は、メールソフトのように送信したらチャットワークを閉じてしまうことが多いので注意しましょう。

アプリもスマホ&タブレットにインストールしましょう

チャットワークは、iPhoneアプリ、Androidアプリがありますのでインストールしておきましょう!

 

チャットワークへの登録方法のまとめ

チャットワークIDまで設定したら、ぜひ名刺などに記載しましょう!

私は、名刺を持っていないのですが、久々にビジネスカード(名刺やん?!(笑))という形で本日、印刷屋に入稿しました。数年ぶりの名刺のようなものです(笑)

そこには、会社名、住所や電話番号は掲載していません「チャットワークID」と「メールアドレス(慣れていない人のため、後ほどチャットワークにしてもらいます)」だけを掲載しました。

これからは、電話やメールではなくチャットの時代です。まずは、「近い人」や「社内の数名」で試しにビジネスチャットを導入してみては、いかがでしょうか?

ちなみに、チャットワークにはこんな素晴らしい機能があります。

  • ビデオ会議/音声通話(ChatWork Liveといいます)
    長崎、東京、京都、シンガポールでもスムーズにやりとりできました。
  • 画面共有機能:画面を見ながら説明する時には、とても役立ちます。
  • タスク管理:マイチャットへは自分のタスク。グループチャットでは、各自のタスクが管理できます。
  • ユーザー管理(組織で導入する場合)
  • 機能制限(組織で導入する場合)

社内で利用したい場合は、ChatWork公式ホームページの下の方に「稟議書サンプル(PPTファイル)」が用意されていますので、ぜひ確認してみてください。

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ABOUT ME
吉田ユタカ
長崎県長崎市在住。「子育て」と「仕事」を両立させるために、オンラインで《Webコンサル》と《Web講座》たまに《Web制作》までしています。2006年8月から一人で仕事をしています。主に引きこもっての作業ばかりです。 Mac、効率化、ゲームが大好きです。今(180806up)は、Switchの「スプラトゥーン2」PS4版「フォートナイト」を楽しんでいます。残念ながら息子の方が上手いという腕前です。ゲーム配信もしようと思っています! ⇒ 詳しいプロフィールはコチラより
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