皆さんは、チャット利用していますか？
もしかしたら、「LINE」を使っている人は多いかもしれませんね。
ここでいうチャットとは「ビジネスチャット」のことです。
もしかしたら「LINE」を仕事に使っているという人もいるかもしれませんが、「LINE」はビジネスには、向きません。どういうところが向いていないのかと言うと
- 仕事とプライベートのメッセージが混同して、「友達へのメッセージ」を仕事の上司を送ちゃったりするリスクが高い
- 送信した内容は「編集できない」「削除できない」。間違って送信したら、最後…怖すぎます
- 詐欺メッセージやなりすましメッセージが届いて、仕事に集中できない
- 既読通知による返信のプレッシャーが半端ない。もし、２時間の会議直前に開いてしまい既読になる。既読が付いたことにより「早く返信しなければー」と思って会議どころではなくなる。相手は相手で、既読が付いているのに「返信がないじゃないかっ！」と、イライラする。（私から言わせれば、人それぞれ状況があるんだから、そのぐらいでイライラするなよ。が本音です。ただ、完全な返信忘れは、なしかも。）
- 個人アカウントなのに、機密情報や顧客情報が残ってしまう。スプリングセンテンスなんかに、情報掴まれたら「両成敗」されちゃいますよ！
- 過去のメッセージが検索できない！これは、ホント困る。「先月、先輩から教えてもらったあの情報が欲しい…」「この前、やり取りした内容どこだったっけ…」
- 機種変更した場合に、トーク履歴が消える。引き継ぐことはできるようですが、バックアップ取ってパソコンに取り込んで…と面倒です
- 一般的に公開設定があるので、間違って公開してしまうリスクも含んでる
と、ビジネスで利用するには、リスクも高く、不便ですね。
上記にある、LINEの課題を解消してくれるビジネスチャットをご紹介します。
それが、私がクライアントとのやりとりに採用している「チャットワーク（ChatWork）」です。
私は、チャットワークが公開されてすぐに登録してからずっと利用しています。まだ、ChatWork社ではなく「EC studio」だった時代ですね。懐かしい＾＾今では、年１回の依頼ですらチャットワークで連絡が入ります（笑）
今回は、このチャットワーク（ChatWork）への新規登録の仕方をご紹介します。
まず、チャットワーク（ChatWork）のうれしい機能をご紹介
- LINEとは別に、ビジネスチャットとして利用するので、変なメッセージを上司に送信するリスクが減ります
- 送信したメッセージは編集、削除できます
- SNSではないので、迷惑メッセージが届くことはありません
- 既読通知がついていないので、お互いプレッシャーやイライラすることがなくなります
- 暗号通信なので、途中で情報が漏洩することがなく安全です
- 過去のメッセージを「検索できる」ので、ほしい情報がみつかります
- どのデバイスからも、同じ内容が確認できます。パソコン、スマホ（iPhone、Android）、タブレットからもやりとりが可能です
- どんなファイル形式でもアップロードができます
- SNSのようなメッセージの公開設定がないので、安心です
- チャットなので、メールのように「●●様」という文章を書く必要がない。ルールを作って、やり取りすればスムーズなコミュニケーションが可能
と、他にもお伝えしたいことがあるのですが、それはおいおい記事として紹介しようと思います。
それでは、やっと本題の「チャットワークの新規登録方法」をご紹介します。
チャットワークの新規登録方法
チャットワークのホームページヘ行きます！
- メールアドレスを入力します
- 《新規登録》をクリックします
入力したメールアドレスの受信ボックスを確認します
件名：【チャットワーク】アカウント発行手続きのご案内
メール内の《アカウント登録》をクリックします
- 会社名（屋号）を入力します（任意）
- 名前を入力します
- パスワードを入力します
- 《同意して次へ進む》をクリックします
内容を確認したら《この内容で申し込む》をクリックします
お申し込みいただき、誠にありがとうございます。の画面が表示されたら《チャットワークを開く》をクリックします
チャットワークの画面が表示されたら《チャットワークをはじめる》をクリックします
画面解説が始まりますので、一つひとつを確認しながら《次へ》をクリックします。ここで読まない人がいますが、しっかりと機能説明を読みながら進めましょう。
ここから新しくグループチャットを作成したり、知り合いを追加することができます。
ここからチャット名の検索、メッセージ内容の検索を行うことができます。
ここからメッセージを送信することができます。
ここから新しいタスクを追加することができます。
メッセージの送信方法
- メッセージを入力します
- 《送信》ボタンをクリックします
メッセージが表示されます。
文字だけでは、感情が伝わりにくいのでエモーティコン（絵文字）を活用しましょう。「ビジネスで絵文字は、ちょっと…」と言わず、使うことを基本にやりとりをすることで、スムーズなやりとりにつながります。
顔のマークをクリックします
エモーティコンを選択しましょう。すると、メッセージの内容に挿入されます。メッセージ内は、絵文字になっていなですが安心してください。
《送信》ボタンをクリックすると、絵文字が表示されました
チャットワークに登録したら、やっておきた初期設定
画面右上の名前をクリックし《動作設定》をクリックします
「通知設定」を整える
「通知設定」のおすすめ設定は、「デスクトップ通知」の２つをチェックします。
- デスクトップ通知を表示する
- メッセージ内容をデスクトップ通知に表示する
「メール通知」は《１時間ごと》にします。
《保存する》をクリックします。
「表示設定」を整える
「表示設定」では、《未読チャット数をブラウザアイコンに表示する》にチェックします。
《保存する》をクリックします。
この設定をしておくと、ブラウザに未読数が表示されます。
プロフィールを設定する
画面右上の名前をクリックし《プロフィール》をクリックします
《プロフィールを編集》をクリックします
左上の《写真を変更する》をクリックします。
写真は、オンラインのコミュニケーションにおいてとても重要だと思っています。ぜひ、ご自身の写真をアップするようにしましょう。
「チャットワークID」には、わかりやすいIDにしましょう。もし、会社として利用する場合は、命名規則を作るといいと思います。
会社名アンダーバー名前
ectest_yamada
と、するといいと思います。ChatWork社でも、推奨していたように思います。同じ名字の人が重複する場合は、姓名まで入れるなど柔軟に対応しましょう。
チャットワークは、ブラウザで開いたままにしておく
チャットワークは、ブラウザソフトなので基本は開いたままにしておきましょう。
初めての方は、メールソフトのように送信したらチャットワークを閉じてしまうことが多いので注意しましょう。
アプリもスマホ＆タブレットにインストールしましょう
チャットワークは、iPhoneアプリ、Androidアプリがありますのでインストールしておきましょう！
ビデオ会議、通話もできる
ChatWorkでは、ビデオ会議と通話もできます。
しかも、品質も良くスマホやタブレットからも参加可能です。
ビデオ会議で使っているのは、ゲーミングヘッドセットを使っています。
ゲーミングヘッドセットにたどり着いたのは、パソコンからの音声が漏れると他の家族などがいる場合に迷惑になるのと、相手の声に集中できるようにということで購入しました。
今では、マイクだけにせずによかったなと思います。
ビデオ会議についての記事は以下を参考にしてください。
チャットワークへの登録方法のまとめ
チャットワークIDまで設定したら、ぜひ名刺などに記載しましょう！
私は、名刺を持っていないのですが、久々にビジネスカード（名刺やん？！（笑））という形で本日、印刷屋に入稿しました。数年ぶりの名刺のようなものです（笑）
そこには、会社名、住所や電話番号は掲載していませんが「チャットワークID」と「メールアドレス（慣れていない人のため、後ほどチャットワークにしてもらいます）」だけを掲載しました。
これからは、電話やメールではなくチャットの時代です。まずは、「近い人」や「社内の数名」で試しにビジネスチャットを導入してみては、いかがでしょうか？
ちなみに、チャットワークにはこんな素晴らしい機能があります。
- ビデオ会議／音声通話（ChatWork Liveといいます）
- 長崎、東京、京都、シンガポールでもスムーズにやりとりできました。
- 画面共有機能：画面を見ながら説明する時には、とても役立ちます。
- タスク管理：マイチャットへは自分のタスク。グループチャットでは、各自のタスクが管理できます。
- ユーザー管理（組織で導入する場合）
- 機能制限（組織で導入する場合）
社内で利用したい場合は、ChatWork公式ホームページの下の方に「稟議書サンプル（PPTファイル）」が用意されていますので、ぜひ確認してみてください。
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